Signatures électroniques

Simplifier le processus de signatures de documents

Les utilisateurs d’ACCEO Services de garde bénéficieront désormais de la possibilité d’envoyer électroniquement des documents aux parents pour signature via notre application Web Tiempo. La signature par voie électronique devient une solution simple, efficace et sécurisée. Cette méthode a été approuvée par le ministère de la Famille et est valide aux termes de l’article 123 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance (RSGEE).

Il sera possible d’envoyer aux parents :

Les fiches d’assiduité
Les ententes de services dans le format prescrit du ministère de la Famille.

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Comment ça fonctionne?

Transmission des documents aux parents

Sélection de document

Le service de garde sélectionne les dossiers des enfants et les documents qui doivent être signées. Ils peuvent être envoyés aux deux parents afin que l’un d’eux le signe.

Transfert sur Tiempo

Les documents sont envoyés aux parents sur Tiempo. Dès l’envoi du premier document, le parent est avisé par courriel et peut procéder à la création de son compte Tiempo.

Rappel automatisé

Il est possible de programmer un envoi pour rappeler aux parents de signer les documents non signés.

Signature des documents par les parents sur Tiempo

Notifications

Le parent reçoit un courriel ou un message texte lui notifiant qu’un nouveau document à signer est disponible sur l’application Tiempo.

Signature ou refus

Le parent examine le document (fiche d’assiduité ou entente de service) et accepte en y apposant sa signature ou clique sur Refuser si les informations sont erronées.

Consultation du document

Le document peut être consulté à tout moment dans le compte Tiempo du parent. Il a aussi l’option de télécharger le document en PDF.

Suivi des documents signés

Synchronisation

La synchronisation de Tiempo avec ACCEO Service de garde permet la mise à jour des documents. Le service de garde pourra voir l’état des documents : signé, en attente ou refusé.

Validation de la signature

Plusieurs informations sont recueillies pour authentifier la signature électronique de l’utilisateur telles que le nom, le courriel, la date et l’heure de la signature.

Accès et sauvegarde

Les documents signés sont accessibles dans le dossier de l’enfant et sont conservés sur nos serveurs sécurisés pour une durée de 6 ans suivant le départ de l’enfant.

Nos clients satisfaits s’expriment

CPE du Centre-Ville

L’outil Signatures électroniques d’ACCEO Services de garde nous permet de gagner un temps précieux. En un coup d’œil, nous pouvons voir l’état des signatures de chacune des fiches d’assiduité dans le logiciel. Il est simple d’apporter des corrections aux documents et de les renvoyer aux parents. Un autre élément que nous apprécions beaucoup est le suivi facile avec les parents.

Marie-Eve

Lire le témoignage

CPE La bottine filante

“L’outil Signatures électroniques est vraiment fabuleux. L’économie de temps est substantielle pour les tâches administratives. La facilité d’utilisation et la rapidité de production et de transmission des fiches d’assiduité représentent un gain de productivité pour la direction. Le temps de gestion de ces fiches est divisé par 10! Aussi, la sauvegarde des fiches en format électronique est très pratique pour l’entreposage et améliore l’empreinte écologique du CPE!”

Dominique

Lire le témoignage

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La tarification est en fonction du nombre d’installation que vous gérez dans votre licence ACCEO Services de garde.